От Excel к Access

Любой из нас, начиная с раннего детства, многократно сталкивался с "базами данных". Это - всевозможные справочники (например, телефонный), энциклопедии и т. п. Телефонная записная книжка - это тоже "база данных", которая есть у каждого из нас.

База данных (принято использовать сокращение "БД") - совокупность определенным образом организованной информации в рамках некоторой предметной области.

Примеры БД: записная книжка, которая хранит хранит информацию о людях, каждый из которых имеет фамилию, имя, телефон и так далее; библиотечный каталог, который хранит информацию о книгах, каждая из которых имеет название, автора, год издания и так далее.

Информация в базах данных хранится (организуется) в определенном виде. Так, в записной книжке все записи упорядочены по алфавиту, а в библиотечном каталоге - либо по алфавиту (алфавитный каталог), либо по области знания (предметный каталог).

Существует несколько различных способов организации информации в базах данных. Самым распространенным является табличный.

БД с табличной формой организации информации называется реляционной.

Основными понятиями БД являются понятия "поле" и "запись"

Поле - элемент БД, хранящий значения одного параметра объекта БД. Полем в реляционных БД являются столбцы таблицы.

Запись - совокупность логически связанных полей, характеризующих свойства объекта. Записью в реляционных БД является строка таблицы. ВАЖНО! Первая строка таблицы записью не является! 

Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.

Ключевое поле - это поле (или несколько полей), значение которого однозначно определяет запись в таблице.

В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик (см. ниже). Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т. п.

Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит. Поля могут содержать данные следующих основных типов:
счетчик - целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;
текстовый - тексты, содержащие до 255 символов;
числовой - числа;
дата/время - дата или время;
денежный - числа в денежном формате;
логический - значения Истина (Да) или Ложь (Нет);

Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:
размер поля - определяет максимальную длину текстового или числового поля;
формат поля - устанавливает формат данных;
обязательное поле - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.